Der Coaching Vertrag – unverzichtbar für eine verständnisvolle Beziehung zwischen Coach und Klient

von Dr. Ronald Kandelhard, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, 13.10.2020

Viele Coaches fragen mich auf diese Aussage: Wirklich? Ein harter Coaching Vertrag kann doch eher zwischen dem Coachee und mir stehen. Doch, Vertrag kommt nicht umsonst von „vertragen“ und ein guter Vertrag ist nichts anderes als: gute Kommunikation. 

Grade unlängst hat mich wieder ein Coach angesprochen:

„Je länger ich das mache, desto öfter treten Probleme auf, Termine werden nicht eingehalten, Rechnungen nicht zeitgerecht bezahlt, ich muss immer wieder mit den Coachees diskutieren. Das kostet mich Zeit, Geld und Nerven. Ich glaube, ich komme ohne Coaching Vertrag nicht mehr aus.“

Aber auch Dein Klient ist vielleicht unsicherer als Du denkst und fragt sich: „Wann muss ich zahlen? Wie lange dauern die Einheiten? Wie verbindlich sind Termine? Was kann ich erwarten, was nicht?“

Mit einem guten Coaching Vertrag kannst Du all das kommunizieren und Dich viel schneller und besser auf das konzentrieren, worauf es ankommt, die nachhaltige Unterstützung Deines Klienten.

Ach so, und dann kommen natürlich noch lauter rechtliche Pflichten, die Du in Deinem Coaching Vertrag Muster erfüllen musst, um Abmahnungen, Bußgelder und andere Rechtsnachteile zu vermeiden.

 

Deshalb: Lass uns eine kleine Reise machen:

Zusammenfassendes Ergebnis: Ein Coaching-Vertragsmuster ist für jeden Coach sehr empfehlenswert, für Online-Coaches aber unverzichtbar. Die Gründe sind:

1. Was sollte in meinem Coaching Vertrag alles enthalten sein?

Dein Coaching Vertrag Muster sollte insbesondere Regelungen zu den folgenden Punkten enthalten:

 

In jedem Fall muss enthalten sein:

Das sollte in Deinem Coaching Vertrag geregelt sein:

Was sollte nicht in Deinem Coaching Vertrag stehen:

Hast Du all diese Regelungen in Deinem Coachingvertrag? Oder hast Du Regelungen, die nicht enthalten sein dürfen?

2. Was muss ich zu meinem Honorar regeln?

Es gibt in rechtlicher Hinsicht einige Punkte, die einfach kommuniziert werden müssen. Der Coachee muss wissen, welche Honorarvereinbarung maßgeblich ist. Dazu gehört nicht nur der Preis selbst, sondern dazu gehören auch solche Fragen wie die Verbindlichkeit von Terminen, ergänzende Spesenregelungen und die Reichweite der Leistungspflichten des Coaches.

Oft sind deshalb die Nebenbedingungen zu dem Honorar wichtiger als z.B. der Stundensatz. Wenn Du in Deinem Vertrag klare Regelungen triffst, hast Du immer eine klare Basis für Dein Coaching. Damit können sich Dein Klient und Du beide auf das wesentliche konzentrieren: Den Coaching-Erfolg für den Klienten.

3. Wie definiere ich meine Leistung?

Genauso wichtig wie das Coaching-Vertragsmuster ist auch Deine Leistungsbeschreibung. Hier sagst Du Deinem Klienten, was Deine Leistungen sind.

Ebenso gehört die Regelung Deiner Vergütung dazu. Dafür reicht es oft nicht aus, wenn Du einfach nur einen Stundensatz angibst.

4. Muss ich alle rechtlichen Regelungen immer durchsetzen?

Der beste Vertrag ist der Vertrag, den Du in die Schublade steckst und nie wieder ansehen musst. Dennoch ist der Vertrag aber vorhanden. Es sorgt für ein anderes Bewusstsein bei Deinem Klienten und ist immer eine Basis, auf die Dein Klient und Du zurückgreifen könnt. Aber, allein die Tatsache, dass der Vertrag existiert, sorgt dafür, dass Du ihn selten brauchst.

Ohne Vertrag muss jede Unklarheit, alles, was nicht genau in Deinem Angebot beschrieben ist oder was der Klient vielleicht auf Anhieb so nicht verstanden hat, besprochen und gelöst werden. Oft hilft der Vertrag bereits, dass diese Situation gar nicht eintritt. Der Klient hat jetzt einen Vertrag, den nachlesen kann. Findet er hier die Antwort, wird ein Problem vielleicht schon gelöst, ehe es entstanden ist.

Auf der anderen Seite verhindert der Vertrag auch kein verständiges Miteinander zwischen Dir und Deinem Klienten. Natürlich könnt Ihr immer einzelne Punkte anders besprechen und regeln, als in Deinen allgemeinen Coachingbedingungen steht. Wenn der Klient den ersten Termin umbuchen möchte, ist Kulanz eine Sache, wohl schon deutlich vor der 10. Umbuchung sollte aber Dein Selbstschutz eingreifen. Gut, wenn Du dann einen Coaching-Vertrag mit klaren Regelungen hast.

Am Ende dienen klar kommunizierte Erwartungen dem Erfolg Deines Coaching für den Klienten. Beachtet der Klient bestimmte wesentliche Vorgaben kannst Du als Coach viel eher Du selbst bleiben und Dein gesamtes Coaching konzentrierter und entspannter erbringen. Damit kannst Du Dich viel besser auf den Klienten einlassen und die gewünschte Veränderung nachhaltiger begleiten.

5. Wie sichert ein Coaching-Vertrag meine Rechte?

In erster Linie ist ein Vertrag immer Kommunikation mit dem Klienten. Für jeden Streitfall, der vor Gericht landet, gibt es 4-5 Streitfälle, die bereits beim Anwalt erledigt werden (durch Beratung oder Einigung). Es gibt aber sicher 20-30 Streitfälle, die sich einfach dadurch erledigen, dass eine Regelung existiert, die letztlich beide anerkennen (müssen). Die wenigsten argumentieren gegen das, was in einem Coaching-Vertrag aufgeschrieben ist.

6. Muss ich denn einen langen Vertrag von dem Klienten unterschreiben lassen?

Nein! Weit verbreitet ist der Irrtum, dass der Abschluss eines formalen Coaching-Vertrages ein Vertragsmuster und zwei Unterschriften voraus setzt. Ein Mustervertrag für Coaching kann so geschlossen werden, zwingend ist das aber nicht.

Du kannst einen Coaching Vertrag auch dann wirksam abschließen, wenn niemand eine Unterschrift leistet. Du kannst also ohne weiteres auch online oder per Mail einen Coaching Vertrag mit dem Klienten schließen.

7. Kann ich nicht besser Coaching AGB verwenden?

Ja, viel einfacher kannst Du Deinen Coaching Vertrag mit Coaching AGB zustande bringen.

AGB sind allgemeine Geschäftsbedingungen, also alle allgemeinen Regelungen eines Vertrages. Die allein bringen noch keinen Vertrag zu Stande.

Beispiel:

Gehst Du z.B. in eine Werkstatt und hat der Eigentümer dort „Allgemeine Geschäftsbedingungen“ ausgehängt, hast Du noch keinen Reparaturvertag geschlossen, wenn Du diese AGB siehst oder gar liest. Gehst Du aber an den Tresen und sagst, er möchte bitte eine Sache von Dir reparieren und antwortet er, das könne er für eine bestimmte Summe gern erledigen, dann ist der Vertrag perfekt. Denn jetzt sind zu den „Allgemeinen Geschäftsbedingen“ noch die „konkreten Geschäftsbedingungen“ hinzu gekommen.

Das Gute an den allgemeinen Geschäftsbedingungen ist, dass Du sie immer parat haben kannst, Du Dich aber trotzdem auf das Wesentlichen konzentrieren kannst – die konkreten Geschäftsbedingungen mit Deinem Klienten.

Beispiel:

In der Werkstatt muss Dich der Eigentümer nicht mehr unterrichten, wann er fertig ist, was gilt, wenn sich die Reparatur verzögert oder etwas kaputt geht. Das alles hat er einfach durch einen Aushang erledigt.

Und genau so einfach kannst auch Du AGB nutzen, um Dich ganz auf die wesentliche Kommunikation mit Deinem Klienten zu konzentrieren.

„Wofür wird welches Coaching zu welchem Preis wie oft vereinbart?“

Das sind Deine konkreten Bedingungen. Alles andere überlässt Du Deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

8. Wie genau mache ich das denn mit den Coaching AGB für meinen Coaching Vertrag?

Coaching AGB werden schon dann Vertragsbestandteil, wenn Du den Klienten auf sie hinweist und der Klient sie unschwer zur Kenntnis nehmen kann. Dazu reicht in der Regel – grade bei einem Vertragsschluss online – wenn Du kurz ein Angebot mit Deinen Honoraren machst und im Übrigen auf die AGB verweist. Du kannst den Vertrag also genau so schließen wie sonst auch, Du weist nur auf Deine AGB hin, entweder als PDF oder als Link auf Deine Homepage.

Ausreichend wäre etwa folgendes Angebot, z.B. per Mail:
„Ich biete Ihnen ein Einzelcoaching zum Preis von 120 Euro inkl. MwSt. die Stunde für die Dauer von 10 Stunden während der nächsten 5 Wochen an, Termine immer Di. und Do. um 16 Uhr, der erste Termin ist am …. . Im Übrigen gelten meine AGB, die Sie unter www.coachA.de/AGB aufrufen können.“

So bringst Du Deinen Coaching Vertrag einfach und rechtssicher zustande. Natürlich kannst Du aber auch mit einem unterschriebenen Vertrag arbeiten.

9. Muss ich meinem Klienten auf den Datenschutz hinweisen?

Ja. Die DSGVO gilt auch für Dich als Coach. Wenn Du den Namen des Klienten aufschreibst und abheftest oder auch in Deinen Computer eingibst, verarbeitest Du personenbezogene Daten.

Damit verarbeitest Du personenbezogene Daten. Dadurch treffen Dich die Pflichten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Du musst den Klienten auf verschiedene in der DSGVO vorgeschriebene Punkte hinweisen. Reicht dafür nicht die Datenschutzerklärung auf meiner Website, fragst Du? Nein, denn die Datenschutzerklärung auf Deiner Website betrifft nur die Datenerhebung auf Deiner Website, nicht die Vertragsdaten mit Deinem Klienten.

In dem Vertrag musst Du den Klienten zunächst über alle seine Rechte nach der DSGVO aufklären. Das sind

All das muss in die Datenschutzregelung Deines Coaching Vertrages aufgenommen werden. Eine solche Regelung selbst zu erstellen ist heutzutage leider kaum mehr möglich. 

Schreibe mir gerne eine E-Mail an mail@easyrechtssicher.de. Dann sende ich Dir kostenlos so eine Datenschutzregelung zu.

10. Was gilt, wenn ich jetzt auch online coache?

Oft werden Coaches auch online tätig. Auf immer mehr Webseiten kann man verbindlich ein Coaching buchen, immer mehr Coaches schließen Verträge per Mail, Telefon oder gar mit einem Messenger wie WhatsApp oder Telegram ab. Noch weitergehend gibt es viele Coaches, die ihr Coaching (teilweise) auch online erbringen.

Leider sind sich Online Coaches häufig nicht bewusst, dass damit das gesamte Fernabsatzrecht für Ihre Tätigkeit gilt. Mit dem Fernabsatzrecht hat der Gesetzgeber den Verbraucherschutz für alle Verbraucher geregelt. Das hat vor allem 3 Rechtsfolgen für Dich als Coach:

Kommst Du diesen Anforderungen nicht nach, droht nicht nur die Coachingvergütung verloren zu gehen. Vielmehr kannst Du auch teuer von Abmahnvereinen oder Deinen Konkurrenten abgemahnt werden!

a) Wann gilt das Fernabsatzrecht für Coaches?

Fernabsatzrecht ist, wenn Du einen Coaching-Vertrag mit einem nicht anwesenden Verbraucher abschließt.

Das Fernabsatzrecht ist immer dann anwendbar, wenn der Vertrag eben „aus der Ferne“ geschlossen wird, also zwischen zwei Personen, die zum Vertragsschluss nicht gleichzeitig an einem Ort anwesend sind. Es ist damit leichter zu sagen, wann das Fernabsatzrecht für Dich als Coach nicht gilt: Nämlich nur dann, wenn Du die Coaching-Verträge mit Deinen Klienten immer nur und immer erst schließt, wenn Ihr beide am Ort des Coachings gemeinsam anwesend seid. Klassisch wäre das Deine Praxis.

Alle anderen Vertragsabschlüsse, also alle Coaching-Verträge zwischen nicht Anwendenden, unterfallen dem Fernabsatzrecht. Das sind alle Vertragsschlüsse per Telefon, per gewechseltem Briefverkehr, per Fax, per Mail, per Messenger und vor allem auf einer Website oder einer Plattform im Internet. 

Beachte: Vertragsschluss ist nicht nur das Unterschreiben eines gedruckten Vertrages, sondern letztlich jede verbindlich gemeinte Buchung. Bietest Du dem Klienten per Mail einen Termin gegen Geld an und nimmt der Klient an, ist der Vertrag geschlossen!

Der Zuruf: „Hey, eine Stunde Karrierecoaching?“, die Antwort, „klar Mi. 15:00 Uhr, kostet 100 Euro“, „ok“, ist ein formvollendeter Coaching-Vertrag (auf den das Fernabsatzrecht aber nicht anwendbar wäre). Wären die Rufe aus dem Beispiel aber Mails oder ein Chatverlauf, dann wäre es ein Vertrag, für den das Fernabsatzrecht gälte.

b) Wann habe ich Verbraucher als Klienten?

Coaches können gegenüber Unternehmen oder Verbrauchern tätig werden. Bitte beachte: eine Leistung gegenüber Unternehmen ist nur dann gegeben, wenn der Vertragspartner selbst das Unternehmen ist.

Wenn Du von einem großen Konzern gebucht wirst, um Mitarbeiter zu schulen, hast Du ein Unternehmen als Kunden (B2B). Wenn Du aber einen Geschäftsführer coachst, hast Du einen Verbraucher als Kunden, wenn der Geschäftsführer selbst der Vertragspartner ist.

Insgesamt ist für Coaches ein Vertragsschluss ausschließlich mit Unternehmen selten. Die meisten Coaches coachen zumindest auch Verbraucher (B2C). Damit sind keine Besonderheiten verbunden, wenn alle Verträge ausschließlich vor Ort in Deiner Praxis zustande kommen. Aber, wo ist das wirklich heute noch so?

Wenn Du verbindliche Termine auf der Website machst, Verträge auch per Telefon oder durch Mails zustande bringst, Coaching auch online anbietest, vielleicht sogar online Zahlungen ermöglichst, musst Du zusätzlich die Anforderungen des Fernabsatzrechts beachten.

c) Welche Informationspflichten hat ein Online Coach?

Nach dem Fernabsatzrecht unterliegst Du als Coach vielfältigen Informationspflichten. So musst Du dem Klienten etwa die anwendbare Vertragssprache nennen, klar machen, mit wem genau der Vertrag geschlossen wurde, die verfügbaren Zahlungsmittel beschreiben und vieles andere mehr.

 

Dies sind Deine Informationspflichten, wenn Du online Coaching Verträge mit Verbrauchern schließt, musst Du Deinen Klienten informieren über:

Checkliste Informationspflichten

Weiter musst Du als Coach nach der Dienstleistungsverordnung eine Haftpflichtversicherung (soweit Du eine solche hast) mit Geltungsbereich, Deckungssumme und Anschrift der Versicherung nennen.

All diesen Anforderungen kannst Du als Coach vor allem in Deinen AGB nachkommen. Das ist der Ort, wo Du die Bedingungen, Termine und Formalien benennst und so Deinen Informationspflichten nachkommst. Deshalb solltest Du als auch online tätiger Coach möglichst AGB verwenden. Ohne AGB Deinen gesamten Informationspflichten nach zu kommen, ist schwierig.

d) Muss ich als Online Coach eine Widerrufsbelehrung erteilen?

Wirst Du als Coach auch im Fernabsatz tätig, d.h., vertreibst Du Dein Coaching derart, dass Du auch mit einem nicht gleichzeitig anwesenden Klienten Verträge schließt, musst Du den Klienten ordnungsgemäß über sein Widerrufsrecht belehren. Diese Belehrung muss online in einen eventuellen Bestellprozess eingefügt werden, sollte aber auch noch mal in den AGB wiederholt werden.

Daher brauchst Du eine ordnungsgemäße Widerrufsbelehrung und ein Widerrufsformular. Ansonsten kann der Klient den Vertrag jederzeit widerrufen und muss gegebenenfalls nicht einmal Dein Coaching bezahlen! Auch diese Vorgaben kannst Du in Deinem Coaching-Vertragsmuster ganz einfach umsetzen.

e) Was ist, wenn ich innerhalb der Widerrufsfrist mit dem Coaching beginne?

Startet das Coaching bereits in weniger als der Widerrufsfrist von 14 Tagen, droht immer, dass Dein Klient den Coaching Vertrag widerruft. Dann muss er die stattgefunden Coachings nicht vergüten und es droht, dass Du ohne Vergütung tätig wurdest.

Das kannst Du aber verhindern. Ganz wichtig ist, wenn Du mit dem Coaching kurz nach dem Vertragsschluss beginnst, dass Du den Klienten gem. § 356 Abs. 4 und 5 BGB gesondert

Nur mit dieser Aufklärung kannst Du Wertersatz für die bereits erbrachten Leistungen von dem Klienten fordern, falls dieser nach Empfang des Coachings widerruft.

 

Mustertext:
„Ich bin einverstanden und verlange, dass Sie vor Ende der Widerrufsfrist mit der Ausführung der Dienstleistung beginnen. Mir ist bekannt, dass ich bei vollständiger Vertragserfüllung durch Sie mein Widerrufsrecht verliere oder, sofern der Vertrag bei meinem Widerruf noch nicht vollständig erfüllt ist, ich gegebenenfalls für schon erbrachte Teile der Dienstleistung Wertersatz zu zahlen habe.“

Diese Erklärung muss direkt oberhalb der Bestellmöglichkeit angeklickt werden oder vom Kunden im Mailverkehr bestätigt werden. Unerheblich ist diese Belehrung nur, wenn das Coaching erstmals erst nach Ablauf der Widerrufsfrist erbracht wird.

f) Wie muss ich als Coach online meine Preise angeben?

Bei Angeboten an private Verbraucher im Fernabsatz (nicht etwa im Ladengeschäft) gilt die nachfolgende Checkliste.

g) Was muss ich auf meine Rechnung schreiben, wenn ich mein Coaching als Kleinunternehmer erbringe?

Coaches, die Kleinunternehmer sind, können keine Mehrwertsteuer berechnen. Bei Deinem Coaching Angebot als Kleinunternehmer solltest Du folgende Formulierung gut erkennbar anbringen:
Alle angegebenen Preise sind Endpreise zzgl. Liefer- und Versandkosten. Aufgrund des Status als Kleinunternehmer nach § 19 UStG erheben wir keine Umsatzsteuer und weisen diese daher auch nicht aus.

11. Wo finde ich einen guten Coachingvertrag?

Ein gutes Muster für einen Coachingvertrag wirst Du kaum kostenlos im Internet finden. Hier dominieren kurze Aneinanderreihungen formaler Klauseln, die mal mehr, mal weniger passen. Eine bessere Idee ist der Weg zum Anwalt Deines Vertrauens. Du musst ihn dann sorgfältig unterrichten, wie Dein Coaching abläuft und wie Deine Erwartungen sind.

 

Letztlich sind so auch die AGB von easyContracts entstanden. Mit erfahrenen Coaches haben wir einerseits die Punkte geregelt, die immer wieder für Diskussionen sorgen – aber natürlich auch die rechtlich erforderlichen Regelungen aufgenommen. Dein schnellster Weg zu einer guten Vertrags-Kommunikation mit Deinen Klienten:

Grade, wenn Du online tätig bist, Coaching AGB sind für Dich unverzichtbar!

12. Warum Verträge beim Coaching auch Herzensangelegenheit sind

Alle Antworten zu Coaching und Vertrag findest Du in meinem Interview von Birgit Esser-Wischkony:

Teil 1:
Interview Esser-Wischkony Teil 1
Teil 2:
Interview Esser Wischkony Teil 2
Teil 3:
Interview Esser Wischkony Teil 3
Teil 4:
Interview Esser Wischkony Teil 4

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