Das BDSG erlaubt in § 28 BDSG die Speicherung von Kundendaten für eigene Zwecke. Doch wie lange darf man Daten über ein Vertragsverhältnis mit einem Kunden speichern? Wann muss man sie löschen oder sperren und was geschieht, wenn man sie dennoch verarbeitet?
von Dr. jur. Ronald Kandelhard, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht
1. Einleitung: Datenschutzerklärung
Wie mit Kundendaten umzugehen ist, ist für jeden relevant, der Daten zu seinen Verträgen verarbeitet. Erfolgt die Erhebung dieser Daten auf einer Website, muss der Umgang mit diesen Daten auch in der Datenschutzerklärung angegeben werden. Zunächst geht es aber erst mal um die Reichweite der gesetzlichen Erlaubnis, die Daten von Kunden und aus Verträgen zu speichern.
2. Speicherung
Nach § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG ist die Speicherung von Daten zu eigenen Zwecken zulässig:
„wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist“.
Dabei ist der Grundsatz der Datensparsamkeit gem. § 3a BDSG zu beachten. Nur die Daten dürfen erhoben und gespeichert werden, die für diesen Zweck wirklich erforderlich sind.
Im Grundsatz ist die Speicherung der Vertragsdaten damit erst mal erlaubt (wer hat was, wo, für wieviel gekauft).
3. Löschung
Solange mit den jeweiligen Kunden ein Vertragsverhältnis besteht, welches noch nicht endgültig abgewickelt ist, dürfen die Daten in jedem Fall gespeichert bleiben. Sobald die Daten aber nicht mehr zur Begründung, Ausgestaltung und Änderung des Vertragesverhältnisses erforderlich sind, weil das Vertragsverhältnis beendet ist und nachvertragliche Ansprüche nicht mehr in Betracht kommen, müssen die Daten zunächst gemäß § 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG gelöscht werden, weil der Zweck der Speicherung sich erledigt hat.
Da die gesetzliche Gewährleistungsfrist grundsätzlich 2 Jahre beträgt, sollte man meinen, dass so lange die Speicherung zulässig ist. Doch geht die Lehre davon aus, dass eine Speicherung wegen möglicher Gewährleistung nur erlaubt ist, wenn eine Auseinandersetzung mit hinreichender Wahrscheinlichkeit zu erwarten ist (Gola/Schomerus/Körffer/Gola/Klug, BDSG, 12. Aufl. 2015, § 35 Rn. 13a; Spindler/Schuster/Nink, BDSG, 3. Aufl. 2015, § 35 Rn. 38). Dabei werden aber Verjährungsfristen bis zu 30 Jahren erörtert, während es meist nur um 1 (B2B-Frist bei Regelung in AGB) bis 2 Jahre (Frist für B2C und B2B ohne AGB) geht. Zumindest, wenn eine erhöhte Wahrscheinlichkeit für Gewährleistungen plausibel erscheint, kann man versuchen, eine Speicherdauer für diese Zeit zu begründen.
Anders ist dies natürlich bei Dauerverträgen, etwa Zugang zu einem geschlossenen Mitgliederbereich, hier werden die Kundendaten im Zweifel während der gesamten Dauer des Vertrags benötigt und beginnt erst ab Beendigung des Vertrages die Verpflichtung zur Sperrung oder Löschung der Daten.
4. Sperrung
Dem entgegen stehen könnte aber § 35 Abs. 3 Nr. 1 BDSG, Danach müssen Daten nicht gelöscht, sondern nur gesperrt werden, wenn
5. Rechtsfolgen bei Verstoß gegen die Löschungspflicht
Wird gegen die Löschungspflicht nach § 35 BDSG verstoßen, liegt darin ein Verstoß gegen das BDSG, der jedoch zunächst folgenlos bleibt, weil sich allein an das weitere speichern der Daten keine Straftat oder Ordnungswidrigkeit anknüpft.
Anders wird dies, wenn eine weitere Verarbeitung dieser Daten erfolgt. Jede unzulässige Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb ihres ursprünglichen Zwecks, ist eine Ordnungswidrigkeit gem. § 43 Abs. 2 Nr. 1 BDSG, die mit einem Bußgeld bis zu 300.000 Euro geahndet werden kann.
Die von der unzulässigen Speicherung betroffene Person kann zudem gegenüber der speichernden Stelle ihre Rechte aus dem BDSG, insbesondere auf Korrektur, geltend machen.
Weiter kann sie auf Unterlassung und/oder Beseitigung des Eingriffs in ihr Recht auf informationelle Selbstbestimmung nach §§ 1004, 12 BGB klagen, sofern die Beeinträchtigung fortdauert. Soweit der betroffenen Person ein Schaden entstanden ist und die verantwortliche Stelle schuldhaft gehandelt hat, kann zusätzlich ein Anspruch auf Schadensersatz gem. § 823 Abs. 2 BGB i.V.m. § 35 BDSG in Betracht kommen.
6. Erläuterung Datenverarbeitung
Eine Verarbeitung von Daten ist nach § 3 Abs. 4 BDSG:
„das Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen personenbezogener Daten.
Im Einzelnen ist, ungeachtet der dabei angewendeten Verfahren:
• 3.Übermitteln das Bekanntgeben gespeicherter oder durch Datenverarbeitung gewonnener personenbezogener Daten an einen Dritten in der Weise, dass
• a) die Daten an den Dritten weitergegeben werden oder
• b) der Dritte zur Einsicht oder zum Abruf bereitgehaltene Daten einsieht oder abruft,
• 4.Sperren das Kennzeichnen gespeicherter personenbezogener Daten, um ihre weitere Verarbeitung oder Nutzung einzuschränken,
• 5.Löschen das Unkenntlichmachen gespeicherter personenbezogener Daten.“
7. Ergebnis
Gesellschaftsrecht. Ronald war lange Zeit an der Universität, in der Rechtsberatung von
Staaten und als Rechtsanwalt tätig. Jetzt entwickelt er mit seinem Startup Paragraf7
automatisierte Lösungen für rechtliche Probleme von Unternehmen.