Wie Du mit einem E-Mail Signatur Generator Abmahnungen & Bußgelder vermeidest

von Robin Kube (B.A. Wirtschaftsrecht), Hamburg

Das Internet ist voller Fallstricke für Unternehmer & Freelancer. Selbst Deine geschäftliche E-Mail bietet Potenzial für Abmahnungen, besonders seit der Einführung der DSGVO.

Mögliche Rechtsfolgen einer falschen Signatur

Denn seit deren Einführung ist die Einhaltung der juristischen Vorschriften für geschäftlichen E-Mails nicht nur von handels- und gesellschaftsrechtlicher, sondern auch datenschutzrechtlicher Relevanz. Beachtest Du das nicht, droht Dir nicht nur eine Abmahnungen durch Konkurrenten oder Wettbewerbsverbände, sondern auch die Aufsichtsbehörden können wegen Verletzung der DSGVO Bußgelder verhängen, wenn Du nicht die richtigen Angaben in Deiner E-Mail Signatur machst. 

Für viel beschäftigte Unternehmer & Freelancer gibt es jetzt eine einfache Lösung, um hohe Bußgelder zu vermeiden: Den E-Mail Signatur Generator von Easyrechtssicher.de! 

Innerhalb weniger Minuten kannst Du eine rechtskonforme E-Mail Signatur erstellen, die Dich vor Abmahnungen & Bußgeldern schützt und Dich gleichzeitig professionell präsentiert. Ab sofort ist der E-Mail Signatur Generator in unserem Komplett Schutz für Deinen Webauftritt enthalten.

Zum Datenschutz-Generator

Was gehört zwingend in eine E-Mail Signatur?

Die Pflichtangaben einer E-Mail Signatur variieren je nach Rechtsgrundlage und Rechtsform. Handels- und gesellschaftsrechtlich sind nur Selbstständige & Unternehmer mit Eintrag im Handelsregister dazu verpflichtet. Die EU-DSGVO schreibt das  E-Mail-Impressum zwar nicht zwingend vor, allerdings verlangt sie einen Hinweis auf die Art der Verarbeitung der Daten Deines Kunden beim geschäftlichen Erstkontakt.

Exkurs: Wann ist E-Mail-Verkehr geschäftlich?

Eine Mail kann als Geschäftsbrief eingestuft werden. Grundsätzlich werden bei der Bewertung von Nachrichten diesbezüglich folgende Bewertungsmaßstäbe herangezogen:

• Die Nachricht ist schriftlich und nach außen gerichtet: Eine Buchstabenkombination an einen unternehmensexternen Dritten erfüllt diese Bedingung. Unternehmensinterne Nachrichten zwischen Mitarbeitern sind keine Geschäftsbriefe. 

• Die Nachricht hat einen geschäftsbezogenen Inhalt: Inhaltlich hat die Nachricht unternehmerische oder berufliche Relevanz. Einem Kunden einen schönen Urlaub zu wünschen, ist kein Geschäftsbrief. Die Versendung eines Angebots hingegen schon. 
• Ihre Form ist irrelevant: Ob klassisch auf Papier oder in elektronischer Form: Sind die ersten beiden Bedingungen erfüllt, ist die schriftliche Nachricht ein Geschäftsbrief. 

Bist Du verpflichtet, eine E-Mail-Signatur zu führen?

Die klassische E-Mail Signatur, welche informative Auskunft über die Geschäftsdaten eines Unternehmens gibt, ist in Deutschland nur durch das Handelsrecht (HGB) und die spezifischen Gesetze für die jeweiligen Rechtsformen vorgeschrieben. 

Jedes Unternehmen, das in einem Handels- oder Gesellschaftsregister eingetragen ist, muss eine E-Mail-Signatur führen. Das ist für Dich der Fall, wenn bei der Gründung ein Termin beim Notar notwendig war. 

Übereinstimmende Vorgaben, unabhängig von der Rechtsform

Die erforderlichen Angaben einer Signatur nach handels- und gesellschaftsrechtlichen Vorschriften sind grundsätzlich identisch. Unabhängig von der Rechtsform müssen folgende Informationen am Ende der Mail hinzugefügt werden: 

• Der vollständige Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
• Der Rechtsformzusatz oder die Rechtsform („e.K.“, „UG“, „GmbH“, „AG“, „KG“, „OHG“, „GmbH & Co. KG“, etc.)
• Sitz der Gesellschaft (Im Handelsregister eingetragene Anschrift)
• Registergericht des Sitzes der Gesellschaft 
• Die Nummer des Handelsregistereintrags

Verpflichtung nach Handelsrecht und Gesellschaftsrecht

Die nachfolgenden unternehmerischen Rechtsformen sind nach Handelsrecht zu einer geschäftlichen E-Mail Signatur verpflichtet. 

Einzelunternehmer mit Handelsregistereintrag nach § 37a Abs. 1 HGB

Neben den oben genannten allgemeinen Pflichtangaben existieren keine individuellen Vorgaben für den eingetragenen Kaufmann (e.K.). Name, e.K. Zusatz, Sitz des Kaufmanns / der Kauffrau, Registergericht und Registernummer reichen aus.

OHG und KG nach §§ 125a, 177a HGB

Für die OHG und KG gibt ebenfalls keine Angabepflichten, die über die allgemeinen Angaben hinausgehen. 

UG & GmbH nach § 35a GmbHG

Die GmbH wäre nach Handelsrecht zur Eintragung verpflichtet. Die Vorschriften des GmbHG sind jedoch spezifischer und daher hier zu nennen. Neben den oben genannten Vorschriften müssen folgende Informationen zusätzlich angegeben werden: 

• Alle Geschäftsführer müssen mit Nachnamen und einem Vornamen genannt werden. 
• Existiert ein Aufsichtsrat, ist dieser namentlich zu nennen. 
• Wurden öffentliche Angaben zum Gesellschaftskapital gemacht, müssen diese auch in der E-Mail-Signatur untergebracht werden (solche Angaben zum Kapital sollte man immer vermeiden). 

Aktiengesellschaft nach § 80 AktG

Neben den genannten regulären Pflichtangaben, müssen Aktiengesellschaften folgende Pflichtangaben in Ihre Signatur einfügen: 

• Alle Mitglieder des Vorstands, sowie deren Nachnamen und jeweils ein Vorname
• Der Vorsitzende des Aufsichtsrats, sowie sein Nachname und ein Vorname
• Wurden öffentliche Angaben zum Gesellschaftskapital gemacht, so sind das Grundkapital und der Gesamtbetrag ausstehender Einlagen angegeben werden. Letztes gilt, sofern der Nennbetrag der Aktien noch nicht eingezahlt ist. 

Was gilt für nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen?

Wenn Dein Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen ist, unterliegst Du nicht den strengen Vorschriften des Handels- und Gesellschaftsrechts. Das bedeutet nicht, dass Du keine Signatur brauchst. 

Zunächst einmal wirst Du sie schon im Eigeninteresse führen, damit (potenzielle) Geschäftspartner Dich immer auffinden können. Aber auch andere rechtliche Vorschriften können für nicht im Register eingetragene Unternehmen (Einzelunternehmer oder Freiberufler) oder die Gesellschaft bürgerlichen Rechts eine Pflicht begründen, wenigstens Name und Adresse anzugeben.

So bedürfen Nachrichten, die Werbung enthalten, nach § 7 Abs. 4 lit. a) und c) des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) eine Absenderadresse. Aufgehoben sind aber bestimmte Vorschriften des Gewerberechts, wonach eine weitergehende Signatur erforderlich war. Dennoch, Name und Adresse von Dir sollten in keiner gewerblichen E-Mail von Dir fehlen. 

Was bedeutet das für Dich?

Eigentlich jeder Unternehmer braucht eine E-Mail-Signatur, in der wenigstens Name und Adresse angegeben sind. Im Handels- oder Gesellschaftsregister eingetragene Unternehmen brauchen noch weiter gehende Angaben. Doch damit nicht genug auch datenschutzrechtliche müssen bestimmte Angaben in der Signatur enthalten sein.

E-Mail Signatur & DSGVO: Welche Pflichtangaben gibt es?

Nach der EU-DSGVO sind keine informativen Pflichtangaben über das Geschäft erforderlich. Art. 12, 13 DSGVO sehen jedoch vor, dass Empfänger einer ersten geschäftliche E-Mail über die Verarbeitung personenbezogener Daten informiert werden.

Verpflichtender Hinweis bei Erstkontakt

Im Rahmen des E-Mail-Verkehrs verarbeitest Du regelmäßig personenbezogene Daten. Dazu gehören beispielsweise: 

• Name
• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Ausweisnummer
• Geburtstag
• Kontoverbindung
• Ort (des Aufenthaltes)

Findet der Kontakt mit einem Kunden oder Geschäftspartner zum ersten Mal statt, musst Du darauf hinweisen, dass Du diese Daten verarbeitest. Ein Link auf die Datenschutzerklärung der Webseite genügt nicht. Es bedarf einer konkreten Formulierung, wie etwa: 

„Im Sinne der Art. 12, 13 DSGVO sind wir verpflichtet, Ihnen folgende Information zur Verfügung zu stellen: Bei einem E-Mail-Kontakt verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nach der DSGVO….“

Welche formalen Anforderungen bestehen an eine E-Mail Signatur Vorlage?

Du kennst nun die inhaltlichen Anforderungen an eine E-Mail Signatur. Darüber hinaus bestehen auch formale Anforderungen an die Darstellung dieser Informationen. Diese solltest Du kennen, um Deine Signatur im Rahmen des rechtlich zulässigen Formats bestmöglich zu gestalten. Während bestimmte Elemente rechtswidrig sind, kannst Du andere nutzen, um möglichst professionell und kundenorientiert aufzutreten. 

Werbung in der Signatur ist unzulässig

Werbung per E-Mail ist generell nur zulässig, wenn zuvor die ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen, also des Empfängers, eingeholt wurde. In Deiner E-Mail-Signatur etwa über aktuelle Angebote zu informieren, wäre abmahnfähig. 

Verlinkungen auf andere Onlinepräsenzen sind erlaubt

Zulässig hingegen sind die Verlinkungen auf die typischen Onlinepräsenzen, wie Webseite, Facebook, Twitter, Instagram oder ähnlichem. Generell könnten weitere Informationen zur Werbung verwendet werden, sofern diese nur abstrakt einem werblichen Charakter haben. 

Welche grafischen Elemente dürfen eingebracht werden?

Zu einer professionellen E-Mail Signatur gehört das Firmenlogo. An dieser Stelle kannst Du es gediegen zu Branding-Zwecken einsetzen. Eine zusätzliche persönliche Note verleihst Du der Signatur, indem Du Dein bestes Geschäftsfoto hinzufügst. 

Tipp für den Alltag: Eine Grußformel vermindert den Schreibaufwand

Indem Du eine Grußformel über den erforderlichen Teil in Deine Signatur einfügst, kannst Du Deinen täglichen Tippaufwand vermindern.

Auch wenn die automatisiert eingebrachte Formulierung „Mit freundlichen Grüßen, Name & Vorname“ Dir das Tippen von nur 5 Wörter pro Mail spart, ist der langfristige Nutzen groß. 

Selbst wenn Du täglich nur 5 Mails schreibst, so ersparst Du Dir jährlich 9.125 Wörter, also 36 DIN A4 Seiten zusätzlichen Textaufwand pro Jahr. 

Welche Sanktionen können bei Verstößen verhängt werden?

Nach § 14 HGB kann für eine widerrechtliche oder nicht vorhandene E-Mail Signatur ein Zwangsgeld von bis zu 5.000€ festgelegt werden. Wie hoch die Geldstrafe im Einzelfall ausfällt, liegt im Ermessen des Registergerichts. 

Abmahnungen durch Konkurrenten oder Verbände denkbar

Deine Konkurrenten oder auch entsprechende Verbände könnten ein fehlerhaftes oder falsches E-Mail-Impressum zum Anlass nehmen, Dich abzumahnen. Dabei sind vierstellige Kosten keine Seltenheit. 

Bußgelder durch Datenschutzbehörden

Datenschutzbehörden haben angekündigt, ab dem vierten Quartal 2019 zunehmend die DSGVO-Compliance von Unternehmen ins Visier zu nehmen und auch zu ahnden. Theoretisch ist ein Bußgeld von bis zu 10 Mio. € möglich. Mit welchen Sanktionen Datenschutzbehörden einen fehlenden Datenverarbeitungshinweis ahnden werden, wird sich zeigen. 

Mit dem E-Mail Signatur Generator von Easyrechtssicher schnell & rechtssicher geschäftliche Signaturen erstellen

Der E-Mail Signatur Generator von Easyrechtssicher bietet Dir die Möglichkeit, innerhalb weniger Minuten ein professionelles Template zu erstellen, dass Du einfach in Deine E-Mail-Fußzeile einfügen kannst. 

Um bei Deinen Kunden einen guten Eindruck zu hinterlassen, benötigst Du eine Version Deines Logos aus der Cloud. Dafür genügt ein kostenloser Hosting-Anbieter. 

Daten eintragen, Code kopieren und fertig!

Trage lediglich Deine Daten und den von Dir generierten Link für das Bild in den vorhergesehenen Felder ein. Der Generator erstellt Dir einen HTML-Code in dem passenden Format, den Du einfach bei Thunderbird oder Outlook eintragen kannst. Der Generator fügt folgende, für Deine Compliance notwendige Daten hinzu: 

• Kontaktname
• Geschäftsname inkl. Rechtsform
• Geschäftsadresse
• Registergericht des Standortes des Unternehmens
• Die Nummer des Handelsregistereintrags
• DSGVO-Hinweis

Ab sofort kannst Du rechtssicher E-Mails an Kunden, Partner und Interessenten schreiben. Die rechtlichen Risiken Deines Unternehmens hast Du mit minimalem Zeitaufwand verringert.