November 2024 ist der Stichtag! Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) wird eingeführt. Egal, ob Du Freelancer bist oder ein kleines/mittleres Unternehmen (KMU) leitest – Dich betrifft das. Warum? Weil es Deine Kommunikation mit Behörden und Dein Impressum verändert. Keine Zeit? Spring direkt zu den Handlungsempfehlungen weiter unten.
Aber lies weiter, wenn Du wissen willst:
- Was steckt hinter der W-IdNr. und warum gibt es sie jetzt?
- Wie unterscheidet sich die W-IdNr. von anderen Nummern?
- Ab wann gilt die W-IdNr. und was musst Du tun?
- W-IdNr. vs. USt-IdNr.: Wer braucht was?
- Musst Du die W-IdNr. ins Impressum schreiben?
- Was bedeutet das für KMU und Freelancer wie Dich?
- Handlungsempfehlungen: Was Du jetzt tun musst
- Fazit: Werde aktiv – oder zahle die Rechnung
1. Was steckt hinter der W-IdNr. und warum gibt es sie jetzt?
Die W-IdNr. ist nicht nur eine Nummer – sie ist das neue digitale Gesicht der Steuerverwaltung in Deutschland. Klingt gut? Vielleicht. Denn sie ist eigentlich dazu gedacht, Behörden Arbeit zu erleichtern – aber was bedeutet das für Dich? Mehr Papierkram.
2. Wie unterscheidet sich die W-IdNr. von anderen Nummern?
Du hast sicher schon mal von Steuernummern oder der USt-IdNr. gehört, oder? Hier die Kurzfassung:
- Steuernummer: Bisher Dein Hauptansprechpartner bei Finanzämtern.
- USt-IdNr.: Pflicht für alle, die im EU-Ausland Geschäfte machen.
- W-IdNr.: Die „neue Kollegin“, die kommt, um angeblich alles einfacher zu machen.
Warum das für Dich wichtig ist? Weil die W-IdNr. keine steuerliche Option ist, sondern eine gesetzliche Pflicht – und die falsche Umsetzung zu Abmahnungen führen kann!
3. Ab wann gilt die W-IdNr. und was musst Du tun?
Ab November 2024 rollt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die W-IdNr. aus. Wer bekommt sie? Kurz gesagt: Jeder, der wirtschaftlich tätig ist.
- Du hast Umsatzsteuerpflicht? Dann bekommst Du die W-IdNr. automatisch – außer, Du hast schon eine USt-IdNr.
- Du bist Kleinunternehmer oder Freelancer? Auch dann bekommst Du die W-IdNr. automatisch – wenn Du keine USt-IdNr. hast.
Und das Beste: Du musst sie nicht beantragen. Die Nummer wird Dir direkt über Dein ELSTER-Konto zugeteilt. Klingt einfach? Nur, wenn Du Dein Konto auch nutzt. Kein Zugang zu ELSTER? Dann hast Du ein Problem.
4. W-IdNr. vs. USt-IdNr.: Wer braucht was?
Hast Du schon eine USt-IdNr.? Dann bleib entspannt – die W-IdNr. bleibt Dir erspart. Für alle anderen gilt: Ohne USt-IdNr. wirst Du die W-IdNr. brauchen. Klingt nach doppelter Arbeit? Vielleicht. Aber in Einzelfällen könnte es passieren, dass Du beide Nummern verwenden musst. Frage Deinen Steuerberater, wenn Du unsicher bist.
5. Musst Du die W-IdNr. ins Impressum schreiben?
Ja, wenn Du keine USt-IdNr. hast! Und Achtung: Sobald die W-IdNr. Dir zugeteilt wird, bist Du verpflichtet, sie in Dein Impressum aufzunehmen.
Für alle gewerblichen Anbieter gilt die Impressumspflicht nach § 5 DDG. Mit der Einführung der W-IdNr. wird diese Pflicht um eine neue Angabe erweitert: Die W-IdNr. muss eingetragen werden, sofern Du keine USt-IdNr. verwendest. Vergiss das nicht! Die falsche oder fehlende Angabe kann zu Abmahnungen führen – und das wird teuer.
6. Was bedeutet das für KMU und Freelancer wie Dich?
Ganz einfach: Mehr Arbeit und mehr Pflicht. Hier die drei wichtigsten Punkte, die Du sofort beachten solltest:
- Mehr Verwaltung: Die W-IdNr. wird Pflicht für Deine Steuerkommunikation und Dein Impressum.
- Technische Vorbereitung: Dein ELSTER-Konto ist jetzt wichtiger denn je.
- Rechtssicherheit: Die falsche Nummer an der falschen Stelle? Das kann Dich richtig Geld kosten.
7. Handlungsempfehlungen: Was Du jetzt tun musst
Keine Panik – hier die Checkliste, die Dir Zeit, Nerven und Abmahnkosten spart:
- Logge Dich bei ELSTER ein! Hast Du keinen Zugang? Dann kläre das jetzt.
- Checke Deine USt-IdNr.: Wenn Du schon eine hast, nutze sie korrekt – dann brauchst Du keine W-IdNr.
- Impressum aktualisieren: Sobald die W-IdNr. kommt, trage sie ein. Nutze dafür Tools wie den Impressum-Generator von easyrechtssicher.de.
8. Fazit: Werde aktiv – oder zahle die Rechnung
Die W-IdNr. ist eine gute Idee auf dem Papier – aber in der Realität? Für viele KMU und Freelancer bedeutet sie mehr Aufwand. Umso wichtiger ist, dass Du vorbereitet bist: Prüfe Deine Daten, nutze die richtigen Tools und bleib rechtlich auf der sicheren Seite.
Und denk daran: Deine Zeit ist kostbar. Mit Tools wie easyrechtssicher.de erledigst Du Dein Impressum in Minuten – schnell, sicher und ohne Stress. Starte jetzt!
Dr. Ronald Kandelhard, Rechtsanwalt und Mediator, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht. Ronald war lange Zeit an der Universität, in der Rechtsberatung von Staaten und als Rechtsanwalt tätig. Jetzt entwickelt er mit seinem Startup Paragraf7 automatisierte Lösungen für rechtliche Probleme von Unternehmen.