Rechnung schreiben

Dr. Ronald Kandelhard, Rechtsanwalt und Mediator, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht. Ronald war lange Zeit an der Universität, in der Rechtsberatung von Staaten und als Rechtsanwalt tätig. Jetzt entwickelt er mit seinem Startup Paragraf7 automatisierte Lösungen für rechtliche Probleme von Unternehmen.

Wie schreibe ich eine Rechnung?

Gerade am Anfang stehen Unternehmer und Freelancer angesichts der sehr bürokratisch und kompliziert wirkenden gesetzlichen Regelungen oft vor der Frage, wie man eine Rechnung korrekt erstellt. Wer das jedoch beherrscht, spart seinen Geschäftspartnern Zeit und Nerven, wird schneller bezahlt und präsentiert sich professionell. Schließlich wird der Geschäftspartner auch eine korrekte Rechnung verlangen, weil er sonst beim Finanzamt die Vorsteuer nicht abziehen kann. In diesem Beitrag wollen wir Euch daher die Grundlagen der Rechnungserstellung erklären.

I. Allgemeines

Grundsätzlich müssen in einer Rechnung immer die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG eingehalten werden. Diese Pflichtangaben haben wir in der folgenden Checkliste zusammengestellt.

II. Wie schreibe ich eine Rechnung Muster?

Pflichtangaben sind:

• Rechnungssteller mit Anschrift,
• Rechnungsempfänger mit Anschrift,
• Ausstellungsdatum,
• Steuernummer/USt-IdNr.,
• fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art der Leistung/Lieferung,
• Rechnungsposten netto,
• Anfallende MwSt. (7% oder 19%)

Wie das in der Praxis aussieht, findest Du in diesem Muster.

Wie schreibe ich eine Rechnung als Firma? Die Firma ist gem. § 17 HGB der Name, unter dem ein Kaufmann seine Geschäfte betreibt. Das heißt, Du solltest Deine Rechnung als Firma nicht etwa unter Deinem privaten Namen ausstellen, sondern unter dem Namen Deiner Firma (und dabei die Pflichtangaben gem. § 14 UStG beachten). II. Gibt es auch Besonderheiten? Wie immer in juristischen Fragen gilt dieses Muster aber nicht für jeden Fall. Es gibt auch Sonderfälle, in denen das Muster leicht modifiziert werden muss. Darauf wollen wir nun eingehen.

1. Kleinunternehmer

Wenn Du Kleinunternehmer bist, kannst Du von der sog. Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen (s. § 19 Abs. 1 UStG). Danach kannst Du Dich auf Antrag von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen (musst es aber nicht). Wenn Du Dich dafür entscheidest, bist Du allerdings nicht mehr zum Vorsteuerabzug berechtigt. Ob das für Dich Sinn macht oder nicht, solltest Du Dir genau überlegen.  a) Wann genau bin ich Kleinunternehmer? Du bist Kleinunternehmer, wenn Du im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 22 000 € Umsatz gemacht hast und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50 000 € Umsatz machen wirst. b) Was passiert, wenn ich die Einkommensgrenzen überschreite? Wenn Du feststellst, dass Du im laufenden Kalenderjahr unerwartet mehr als 50.000 € Umsatz machen wirst, hat das keinen Einfluss auf Deinen Kleinunternehmerstatus. Du sollst nicht dafür bestraft werden, dass Du mehr Aufträge bekommen hast, als Du zuvor erwarten konntest. Nur, wenn Du tatsächlich mit einem Umsatz von mehr als 50.000 € rechnen musstest (was nur in offensichtlichen Fällen angenommen werden dürfte) oder wenn Du im vergangenen Kalenderjahr über der Grenze von 22.000 € lagst, unterliegst Du der Regelbesteuerung. c) Wie schreibe ich eine Rechnung Kleingewerbe? Machst Du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch, solltest Du keine Mehrwertsteuer ausweisen und stattdessen in der Rechnung auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen. Dieser Hinweis kann z.B. so aussehen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

2. Privatpersonen

a) Kann man privat eine Rechnung schreiben?

Du kannst privat eine Rechnung schreiben, wenn Du tatsächlich privat tätig wirst, d.h. wenn Deine Tätigkeit keinen gewerblichen Charakter hat und Du außerdem kein Freiberufler bist.

b) Wann hat meine Tätigkeit einen gewerblichen Charakter?

Das ist so, wenn Du ein Gewerbe anmelden musst. Ein Gewerbe ist jede erlaubte wirtschaftliche selbständige Tätigkeit, die auf eigene Rechnung, eigene Verantwortung und auf eine gewisse Dauer mit Gewinnerzielungsabsicht betrieben wird und nicht freiberuflich ist.

Ein Beispiel: Wenn Du bei ebay Kleinanzeigen ein Fahrrad verkaufst, etwa weil Du gerade umziehen möchtest und es nicht mehr brauchst, hast Du zwar vielleicht durchaus eine Gewinnerzielungsabsicht, verfolgst aber keine auf Dauer gerichtete Tätigkeit. Dann kannst Du die Rechnung als Privatperson schreiben. Wenn Du aber über einen längen Zeitraum Fahrräder verkaufst und bspw. sogar gebrauchte Fahrräder systematisch restaurierst, um sie gewinnbringend weiterzuverkaufen, hast Du ein Gewerbe.

c) Was ist ein Freiberufler?

Ein Freiberufler ist eine Person, die eine Tätigkeit ausübt, die nicht der Gewerbeordnung unterliegt und einen wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden oder erzieherischen Hintergrund hat. Klassische Beispiele sind Rechtsanwälte, Ärzte oder Architekten.

d) Was muss ich beachten, wenn ich privat eine Rechnung ausstelle?

In diesem Fall brauchst Du eine Steuernummer und eine Rechnungsnummer nicht anzugeben. Auch eine Mehrwertsteuer musst Du nicht ausweisen.

III. Kann ich durch einen Hinweis auf meiner Rechnung meine AGB einbeziehen?

Hin und wieder kommt es vor, dass Unternehmer erst auf ihrer Rechnung noch auf die AGB hinweisen. Das ist aber in der Regel zu spät, denn dieser Hinweis muss nach dem Gesetzeswortlaut schon bei Vertragsschluss erfolgen (vgl. § 305 Abs. 2 BGB). Die AGB können dann nur noch in den Vertag einbezogen werden, wenn der Vertragspartner zustimmt.

AGB einschließlich Verwendungshinweisen, die auch die Einbeziehung berücksichtigen, findest Du übrigens bei easyContracts. Alle Vorteile zu AGB’s findest Du hier.

Dr. Ronald Kandelhard, Rechtsanwalt und Mediator, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht. Ronald war lange Zeit an der Universität, in der Rechtsberatung von Staaten und als Rechtsanwalt tätig. Jetzt entwickelt er mit seinem Startup Paragraf7 automatisierte Lösungen für rechtliche Probleme von Unternehmen.