E-Rechnung 2025: Wer muss ab wann was tun? — Pflicht, Ausnahmen, Übergang

Seit 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer in Deutschland elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen können — auch der Solo-Coach mit zehn Rechnungen im Jahr, auch die Kleinunternehmerin nach § 19 UStG. Die Versandpflicht kommt gestaffelt: ab 01.01.2027 für alle mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 01.01.2028 für ausnahmslos alle. PDF per E-Mail ist im B2B keine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes mehr — auch wenn Du sie weiter als „sonstige Rechnung" in der Übergangsphase ausstellen darfst. Worauf Du jetzt achten musst:

Die E-Rechnungs-Pflicht ergibt sich aus § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG und gilt für inländische B2B-Umsätze — beide Seiten (leistender Unternehmer und Leistungsempfänger) im Inland ansässig. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 S. 3 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht — Bezugsrahmen ist die europäische Norm EN 16931 nach Richtlinie 2014/55/EU. Die zulässigen Formate in Deutschland sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0 (Hybrid PDF/A-3 mit XML-Anhang). Empfangspflicht: seit 01.01.2025 für alle Unternehmer. Versandpflicht: ab 01.01.2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 Euro, ab 01.01.2028 für alle. Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG. Aufbewahrungsfrist 8 Jahre nach § 14b UStG. Was im Detail gilt — Rechtsanwalt Dr. Ronald Kandelhard im Folgenden.

Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?

Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht". Entscheidend ist die Maschinenlesbarkeit — die Rechnungsdaten liegen als strukturiertes XML oder als ZUGFeRD-Hybrid (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) vor und können von Buchhaltungssoftware ohne manuelle Eingabe verarbeitet werden.

Eine „sonstige Rechnung" im Sinne von § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG ist „eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird". Dazu gehören klassische PDF-Rechnungen per E-Mail, Papier-Rechnungen, Bildscans, Word- oder Excel-Anhänge. Diese Formate sind im B2B-Bereich seit 01.01.2025 zwar weiter möglich, aber nur unter den Übergangsregelungen nach § 27 Abs. 38 UStG — und auch nur mit Zustimmung des Empfängers.

Das strukturierte Format einer E-Rechnung muss nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung gemäß Richtlinie 2014/55/EU entsprechen — das ist die EN 16931. Alternativ können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, sofern es „die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm nach Nummer 1 entspricht oder mit dieser interoperabel ist" (z. B. EDI-Verfahren nach Empfehlung 94/820/EG).

Wer muss ab wann was tun?

Empfangspflicht seit 01.01.2025

Die Empfangspflicht trifft seit 01.01.2025 alle inländischen Unternehmer — unabhängig von Umsatz, Rechtsform oder Kleinunternehmer-Status. Wer in Deutschland Unternehmer im Sinne des UStG ist, muss in der Lage sein, eine E-Rechnung im strukturierten Format zu empfangen, zu archivieren und maschinell zu verarbeiten. Praktisch heißt das: Eine E-Mail-Adresse, die XML-Anhänge oder ZUGFeRD-PDFs annehmen kann, plus eine Archivierungs-Lösung, die das Original-Format unverändert speichert (gilt für 8 Jahre, dazu unten).

Keine Zustimmungs-Pflicht beim Empfang: Nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG braucht die Übermittlung einer elektronischen Rechnung grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers — diese Zustimmung entfällt aber, wenn nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 eine Pflicht zur elektronischen Rechnung besteht. Im inländischen B2B-Bereich gilt daher: Der Empfänger kann eine korrekte E-Rechnung nicht zurückweisen mit der Begründung, er habe ihr nicht zugestimmt.

Versandpflicht ab 01.01.2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz

Die Versandpflicht kommt gestaffelt — geregelt in § 27 Abs. 38 UStG:

• Bis 31.12.2026 (Übergang Stufe 1): Für Umsätze nach 31.12.2024 und vor 01.01.2027 darf der Aussteller die Rechnung weiterhin auf Papier oder in einem nicht-EN-16931-konformen elektronischen Format übermitteln — vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu. Damit sind PDFs per E-Mail in der Übergangsphase weiter zulässig, allerdings nur mit Zustimmung.
• Ab 01.01.2027 (Übergang Stufe 2): Für Umsätze nach 31.12.2026 darf nur noch unter Umständen weiter „sonstig" übermittelt werden — entweder wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG), oder wenn das nicht-EN-16931-Format per EDI nach der Empfehlung 94/820/EG übertragen wird (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
• Ab 01.01.2028: Versandpflicht für alle inländischen B2B-Umsätze ohne Ausnahmen — die Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG endet vollständig.

Maßgeblich für die Schwelle ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Absatz 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz hat, ist ab 01.01.2027 versandpflichtig — wer darunter bleibt, hat ein weiteres Jahr.

Wer ist von der Versandpflicht ausgenommen?

Drei Konstellationen sind dauerhaft von der Pflicht zur E-Rechnungs-Ausstellung befreit:

1. B2C-Rechnungen an Endverbraucher — § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG erfasst nur Leistungen zwischen Unternehmern. Wer ausschließlich an Privatkunden verkauft, ist nicht zur E-Rechnung verpflichtet (muss aber empfangen können, falls ein Lieferant E-Rechnungen schickt).
2. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV — der Wortlaut ist eindeutig: „Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden." Schwelle ist der Gesamtbetrag (Brutto) von 250 Euro.
3. Kleinunternehmer nach § 19 UStG — § 34a UStDV regelt Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind: „Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden." Kleinunternehmer dürfen also weiter PDF, Papier oder Word/Excel ausstellen — aber sie müssen E-Rechnungen empfangen können, weil die Empfangspflicht von der Ausstellungspflicht getrennt geregelt ist.

Was nicht ausgenommen ist: steuerbefreite Umsätze (außer Kleinunternehmer-Befreiung nach § 19), grenzüberschreitende EU-Rechnungen mit innerdeutschem Bezug, Rechnungen über Reverse-Charge-Leistungen nach § 13b UStG (die unterliegen der allgemeinen Regelung).

Welche Formate erfüllen § 14 UStG?

Zwei nationale Formate sind verbreitet und konform zur EN 16931:

XRechnung — reines XML, entwickelt und gepflegt von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Pflichtformat im B2G-Bereich gegenüber Bundesbehörden, im B2B-Bereich zulässig. Keine menschenlesbare Visualisierung im Dokument selbst — die Darstellung erfolgt über ein Anzeige-Programm. Gut für reine maschinelle Verarbeitung, weniger gut, wenn der Empfänger die Rechnung „mit dem Auge" prüfen will.

ZUGFeRD ab Version 2.0 — Hybrid-Format des FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland, getragen u. a. vom AWV). Eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz. Die PDF zeigt die Rechnung wie gewohnt — die strukturierten Daten liegen für die maschinelle Verarbeitung im XML-Anhang. ZUGFeRD ist praxistauglich, weil es beide Welten verbindet, und in deutschen Buchhaltungssoftware-Lösungen weit verbreitet.

Beide Formate sind gleichwertig im Sinne von § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG. Welches Du wählst, hängt vom Empfänger ab — frag im Zweifel beim Rechnungs-Empfänger nach, welches Format dessen Buchhaltung verarbeiten kann. ZUGFeRD ist im deutschen Mittelstand verbreiteter, XRechnung dominiert im öffentlichen Auftrag.

EDI-Formate (UN/EDIFACT, ANSI X12) sind nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG zulässig, wenn Aussteller und Empfänger eine entsprechende EDI-Vereinbarung haben — typisch im Großhandel und Konzernumfeld, weniger relevant für Solo-Gründer.

Welche Software brauchst Du?

Praktisch jede etablierte deutsche Buchhaltungs- und Rechnungs-Software unterstützt seit 2024 zumindest den Empfang und die Archivierung von ZUGFeRD- und XRechnungs-Dateien. Für die spätere Erstellung gilt das ebenfalls für die meisten Lösungen — Stand 2026 unter anderem DATEV (über Unternehmen-online und das DATEV-eRechnung-Modul), Lexware, sevDesk, Easybill, Buchhaltungsbutler, GetMyInvoices, sevoBilling (genannt im Modul-13-Lex-Update als bekannte Anbieter). Welche Lösung für Dich passt, hängt vom Volumen, Deinem Steuerberater-Setup und Deinen Schnittstellen zur Bank/zum Webshop ab. Kein blinder Software-Empfehlung-Tipp ohne konkrete Lage — das entscheidet Dein Steuerberater oder Du selbst nach einem Testlauf.

💡 Tipp: Bevor Du Software kaufst, frag Deinen Steuerberater, welches Tool er empfiehlt — viele Steuerberater haben eigene DATEV- oder vergleichbare Anbindungen und sparen Dir Doppel-Arbeit, wenn Deine Software ohne Umweg in deren Buchhaltungs-System einläuft.

Wie funktioniert der Empfang einer E-Rechnung in der Praxis?

Drei Schritte sind ab 01.01.2025 obligatorisch:

1. Eingangs-Kanal: Eine E-Mail-Adresse, die XML- oder PDF/A-3-Anhänge entgegen nimmt — eine einfache rechnung@deinedomain.de mit ausreichendem Postfach-Volumen reicht aus.
2. Verarbeitung: Eine Software, die ZUGFeRD- und XRechnungs-Dateien öffnen, anzeigen und die XML-Daten extrahieren kann. Viele Buchhaltungs-Tools tun das automatisch, sodass Du die Rechnung wie gewohnt buchen kannst.
3. Archivierung: Die Original-Datei (XML oder PDF/A-3) muss unverändert für 8 Jahre aufbewahrt werden — siehe § 14b Abs. 1 UStG. Eine Konvertierung in PDF zum „bequemen Anschauen" ist erlaubt, ersetzt aber nicht die Original-Aufbewahrung. Wer nur das PDF archiviert und die XML-Datei löscht, verletzt die Aufbewahrungspflicht.

Eine reine Papier-Archivierung der ausgedruckten E-Rechnung reicht nicht — die Aufbewahrungspflicht erfasst nach § 14b UStG das Original-Dokument im ursprünglichen Format, weil nur das die maschinelle Lesbarkeit gewährleistet, an die § 14 Abs. 1 UStG die Definition knüpft.

Aufbewahrungsfrist 8 Jahre — was Du archivieren musst

Nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG sind alle eingegangenen und ausgestellten Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Reduktion von vormals 10 auf 8 Jahre kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt nach § 27 Abs. 40 UStG für alle Rechnungen, deren Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war.

Die Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer die Anforderungen des § 14 Abs. 3 UStG erfüllen: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit. Für E-Rechnungen heißt das: Das XML-Original-Format bleibt unverändert, eine Manipulation (auch unbeabsichtigt, etwa durch Konvertierung) gefährdet die Vorsteuerabzugs-Berechtigung des Empfängers.

Was passiert bei Verstößen?

Drei Risiko-Ebenen:

1. Vorsteuerabzug-Verlust: Wer als Empfänger eine ab 01.01.2027 versandpflichtige E-Rechnung nicht in EN-16931-konformer Form erhält und auch keine entsprechende Korrektur durch den Aussteller bekommt, riskiert den Vorsteuerabzug. Wer als Aussteller die Pflicht verletzt, riskiert, dass sein Kunde den Vorsteuerabzug zurückfordert und die Differenz inkasso bei Dir geltend macht.
2. Bußgeld: Ordnungswidrigkeitenrahmen nach den allgemeinen Vorschriften des UStG und der AO. Konkrete Bußgeldhöhe hängt von der Konstellation ab — die Verwaltungspraxis zur Übergangsphase ist 2026 noch nicht voll stabilisiert, daher in dieser Frühphase wenig Erfahrung mit konkreten Bußgeld-Bescheiden. Wer aber dauerhaft ab 01.01.2028 keine E-Rechnungen ausstellt, kann mit Bußgeld-Ansätzen rechnen.
3. Schätzungs-Risiko in der Betriebsprüfung: Eine fehlerhafte oder fehlende Rechnung gefährdet generell die Anerkennung der zugrunde liegenden Betriebsausgabe — bei wiederholten Mängeln kann das Finanzamt nach allgemeinen Grundsätzen schätzen. Bei E-Rechnungs-Mängeln gilt das analog.

Wichtig: In der Übergangsphase bis 31.12.2026 ist die Versendung von Papier-/PDF-Rechnungen weiter zulässig — die Verstoß-Risiken treten erst ab 01.01.2027 (für > 800.000 Euro Umsatz) bzw. ab 01.01.2028 (für alle) auf. Wer aber schon jetzt nicht empfangen kann (Pflicht seit 01.01.2025), hat ein Compliance-Problem.

Häufige Fehler in der Übergangsphase

Aus der Bauphase 2024/2025 sind ein paar wiederkehrende Fehler bekannt:

• PDF als „E-Rechnung" missverstanden. Eine reine PDF-Datei per E-Mail ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG eine sonstige Rechnung, keine elektronische Rechnung. Erst die PDF/A-3 mit eingebettetem XML (ZUGFeRD) oder reines XML (XRechnung) erfüllt die Pflicht.
• Original gelöscht, nur Druck archiviert. Das XML-Original ist die maßgebliche Datei — ein Ausdruck ersetzt es nicht. Bei einer Betriebsprüfung interessiert sich das Finanzamt für das Original-Format.
• Übergangsregelung mit Pflicht verwechselt. Bis 31.12.2026 darfst Du noch „sonstige" Rechnungen ausstellen — aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Ohne Zustimmung gilt die Pflicht zur E-Rechnung schon jetzt.
• Kleinunternehmer denken, sie seien ganz raus. § 34a UStDV befreit nur von der Ausstellung — die Empfangspflicht bleibt. Auch der Solo-Coach mit 15.000 Euro Jahresumsatz muss XRechnungen entgegen nehmen können, sobald ein Lieferant sie schickt.
• Kein Eingangs-Postfach festgelegt. Wer keine eindeutige Empfangs-Adresse hat (Briefkasten, dezentrale Mail-Accounts), bekommt nicht mit, wenn ein Lieferant eine E-Rechnung an die Allgemein-Adresse schickt — und kann später nicht beweisen, dass er ordnungsgemäß empfangen hat.

Häufige Fragen zur E-Rechnungs-Pflicht

Was ist eine E-Rechnung nach § 14 UStG genau?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 nach Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein (interoperabel zu EN 16931). In Deutschland gelten XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0 (Hybrid PDF/A-3 mit XML) als zulässige Standardformate.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail als E-Rechnung?

Nein — eine reine PDF-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG eine „sonstige Rechnung", keine elektronische Rechnung im Sinne der Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Erst eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach ZUGFeRD-Standard ab Version 2.0 oder eine reine XML-Datei nach XRechnung erfüllt die Pflicht. In der Übergangsphase bis 31.12.2026 sind reine PDFs im B2B mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig — danach nur eingeschränkt für Unternehmer unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz.

Muss ich als Kleinunternehmer nach § 19 UStG E-Rechnungen ausstellen?

Nein, Du bist von der Ausstellungspflicht befreit. § 34a UStDV regelt: „Eine Rechnung nach Satz 1 [Kleinunternehmer-Rechnung] kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden." Du darfst also weiterhin PDF, Papier oder Word/Excel ausstellen. Aber: Die Empfangspflicht trifft Dich genauso wie alle anderen Unternehmer seit 01.01.2025 — Du musst E-Rechnungen Deiner Lieferanten empfangen, verarbeiten und 8 Jahre archivieren können.

Sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro auch E-Rechnungs-pflichtig?

Nein. Nach § 33 UStDV darf eine Rechnung, deren Gesamtbetrag (Brutto) 250 Euro nicht übersteigt, „immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden" — abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG. Du darfst Kleinbetrags-Rechnungen also weiterhin als Papier-Bon, einfaches PDF oder Quittung ausgeben. Die Ausnahme gilt nicht für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG (Versandhandel, innergemeinschaftliche Lieferungen, Reverse-Charge).

Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen versenden?

Gestaffelt nach § 27 Abs. 38 UStG: bis 31.12.2026 darfst Du Papier oder andere elektronische Formate weiter übermitteln, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 01.01.2027 gilt: nur noch dann „sonstig" zulässig, wenn Dein Vorjahres-Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) nicht mehr als 800.000 Euro betrug — oder wenn das Format per EDI nach Empfehlung 94/820/EG übertragen wird. Ab 01.01.2028: Versandpflicht zur E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich für alle ohne Ausnahmen.

Muss ich auch an Privatkunden E-Rechnungen schicken?

Nein. Die Pflicht aus § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG gilt nur für Leistungen an „einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen" — also für inländisches B2B. Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt es bei den allgemeinen Regeln nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG (Rechnungspflicht bei Werklieferungen im Zusammenhang mit einem Grundstück), Format nach Deiner Wahl. Du musst aber unabhängig davon E-Rechnungen empfangen können — die Empfangspflicht gilt für alle inländischen Unternehmer.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG. Die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von vormals zehn auf acht Jahre reduziert und gilt seit 01.01.2025 für alle Rechnungen, deren Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wichtig: Das Original-Format (XML bzw. PDF/A-3 mit XML) muss unverändert aufbewahrt werden — eine Konvertierung in eine reine PDF ersetzt die Original-Datei nicht.

Was sind die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist reines XML — keine menschenlesbare Ansicht im Dokument selbst, Darstellung erfolgt über ein Anzeige-Programm. Entwickelt von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), Pflichtformat im B2G-Bereich gegenüber Bundesbehörden, im B2B-Bereich zulässig. ZUGFeRD ab Version 2.0 ist Hybrid: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML — die PDF zeigt die Rechnung wie gewohnt, das XML im Anhang trägt die strukturierten Daten. Im deutschen Mittelstand ist ZUGFeRD verbreiteter, weil es manuelle Sichtprüfung und maschinelle Verarbeitung verbindet. Beide Formate sind nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG gleichwertig.

Welche Software brauche ich konkret?

Praktisch alle etablierten deutschen Buchhaltungs- und Rechnungs-Tools unterstützen seit 2024 zumindest den Empfang von ZUGFeRD und XRechnung. Modul-13 nennt unter anderem DATEV (über Unternehmen-online und das DATEV-eRechnung-Modul), Lexware, sevDesk, Easybill, Buchhaltungsbutler, GetMyInvoices und sevoBilling als bekannte Anbieter. Welche Lösung passt, hängt von Deinem Volumen, Deinem Steuerberater-Setup und Deinen Schnittstellen zur Bank ab. Frag im Zweifel Deinen Steuerberater — viele bevorzugen eine bestimmte Anbindung an ihr eigenes Buchhaltungs-System.

Was passiert bei Verstößen gegen die E-Rechnungs-Pflicht?

Drei Risiko-Ebenen: (1) Vorsteuerabzug-Verlust des Empfängers — wer als Aussteller ab 01.01.2027 versandpflichtig ist und keine EN-16931-konforme Rechnung ausstellt, riskiert, dass der Empfänger den Vorsteuerabzug verliert und die Differenz bei Dir geltend macht. (2) Bußgeld nach den allgemeinen Vorschriften des UStG und der AO — Verwaltungspraxis zur Übergangsphase noch nicht voll stabilisiert. (3) Schätzungs-Risiko in der Betriebsprüfung — fehlende oder fehlerhafte Rechnungen gefährden die Anerkennung der zugrunde liegenden Betriebsausgabe und können zur Schätzung führen.

💡 Top-Tipps E-Rechnung

• Empfangspflicht seit 01.01.2025 für alle inländischen Unternehmer — kein Opt-Out, auch Kleinunternehmer betroffen.
• PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 S. 3 UStG, sondern „sonstige Rechnung" — in der Übergangsphase noch zulässig mit Empfänger-Zustimmung.
• Versandpflicht ab 01.01.2027 für Umsatz > 800.000 Euro Vorjahr, ab 01.01.2028 für alle (§ 27 Abs. 38 UStG).
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dauerhaft von Ausstellung befreit (§§ 33, 34a UStDV) — Empfang bleibt Pflicht.
• Aufbewahrung 8 Jahre (§ 14b UStG) im Original-Format — XML bzw. PDF/A-3 mit XML, nicht nur PDF-Ausdruck.
• Format-Wahl: XRechnung (reines XML, KoSIT) oder ZUGFeRD ab 2.0 (PDF/A-3 mit XML, FeRD) — beides gleichwertig.

Was Du jetzt tun solltest

• Eingangs-Kanal festlegen: eine eindeutige Mail-Adresse (z. B. rechnung@deinedomain.de) mit ausreichendem Postfach-Volumen.
• Buchhaltungs-Software prüfen: empfängt sie XRechnung und ZUGFeRD? Kann sie XML-Original archivieren?
• Bei Software-Wahl Steuerberater einbeziehen — DATEV-Anbindung oder vergleichbare Schnittstelle spart Doppelarbeit.
• Lieferanten anschreiben, welches Format Du bevorzugst (XRechnung oder ZUGFeRD) — wenn Du wenig Volumen hast, ZUGFeRD ist praxistauglicher.
• Archivierungs-Logik klären: Original-XML/PDF/A-3 bleibt 8 Jahre unverändert. Bei Cloud-Buchhaltung den Anbieter-Vertrag prüfen, dass die Original-Datei revisionssicher gespeichert wird.
• Bei eigenem B2B-Versand: prüfen, wann Du selbst pflichtig wirst (01.01.2027 bei > 800.000 Euro Vorjahres-Umsatz, sonst 01.01.2028) — die Umstellung im Vorjahr planen, nicht erst am 1. Januar.
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