Kundenfreigabe: So lässt Du Rechtstexte vom Kunden bestätigen
Dein Kunde schreibt „sieht gut aus“, drei Monate später gibt es Ärger um eine Telefonnummer im Impressum, und Du suchst im Postfach nach der Mail. Die Angaben stammen vom Kunden, die Texte von Dir, und belegen kannst Du die Abstimmung nur mit einem Mail-Verlauf. Die Kundenfreigabe ersetzt diesen Verlauf durch einen Link und einen Nachweis.
Was ist die Kundenfreigabe?
Die Kundenfreigabe ist ein Link, den Du aus Deinem Agenturkonto erzeugst und Deinem Kunden schickst. Dahinter liegt eine Seite mit Datenschutzerklärung und Impressum, optional mit den Cookie-Banner-Angaben, so wie Du sie für ihn erstellt hast. Dein Kunde prüft, ob seine Angaben stimmen, und gibt frei oder schreibt, was fehlt. Du bekommst einen Nachweis, wer wann welche Fassung bestätigt hat.
Wie läuft sie ab?
- Du klickst bei der Kundenlizenz auf „Zur Freigabe schicken“ und wählst, ob Banner-Angaben mitgehen.
- Wir speichern die Texte als Momentaufnahme und erzeugen den Link. Er gilt 30 Tage.
- Du kopierst den Link oder öffnest ihn in Deinem Mailprogramm und schickst ihn selbst. Die Mail kommt von Dir, nicht von uns.
- Dein Kunde gibt Name und E-Mail an und klickt „Freigeben“. Oder er schreibt ins Feld „Was fehlt noch?“. Diese Nachricht kommt per E-Mail bei Dir an. Du kannst direkt an Deinen Kunden antworten.
- Pro Link gibt es genau eine Entscheidung. Danach ist er abgeschlossen.
Die Seite ist bewusst schlicht: kein Tracking und keine Skripte von Drittanbietern. Mit der Entscheidung speichern wir weder die IP-Adresse noch eine Browser-Kennung. Technisch notwendige Server-Logs gibt es trotzdem, sie werden mit der Entscheidung nicht verknüpft.
Was bekommst Du als Nachweis?
In Deiner Kundenliste siehst Du den Status: offen, freigegeben, Änderung gewünscht oder veraltet. Zu jeder Freigabe gibt es eine Druckansicht mit Name, E-Mail, Zeitpunkt, der Fassungs-Kennung (ein Hash der gezeigten Texte) und den Texten selbst. Du kannst sie im Browser als PDF sichern. Die Texte stammen aus der Momentaufnahme und werden nicht neu erzeugt, Du zeigst also genau das, was Dein Kunde gesehen hat.
Was ist, wenn sich Angaben später ändern?
Ändert sich nach der Freigabe eine Angabe, zum Beispiel die Anschrift, steht der Status auf „veraltet“. Das heißt: Die Freigabe bezieht sich auf Angaben, die so nicht mehr gelten. Aktualisieren wir dagegen den Wortlaut unserer Textbausteine, bleibt die Freigabe bestehen, denn Dein Kunde hat seine Angaben bestätigt, nicht unseren Text. Bei geänderten Angaben schickst Du einen neuen Link. Ein neuer Link ersetzt den bisherigen. Offene Links kannst Du selbst widerrufen.
Wie richtest Du die Kundenfreigabe im Agenturkonto ein?
Beim ersten Versand trägst Du einmalig zwei Dinge ein: den Firmennamen Deiner Agentur, wie er im Impressum nach § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes stehen muss, und den Link zu Deiner Datenschutzerklärung. Dein Kunde sieht beides auf der Freigabeseite. Denn für die Daten, die er dort eingibt (Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls seine Nachricht), bist Du datenschutzrechtlich verantwortlich, und wir verarbeiten sie in Deinem Auftrag. Ohne diese beiden Felder lässt sich kein Link erzeugen. Danach genügen ein Klick und eine Mail.
Was die Kundenfreigabe nicht ist
Sie ist keine Rechtsprüfung. Dein Kunde bestätigt, dass seine Angaben in den Texten stimmen. Ob die Texte für seine Website rechtlich ausreichen, sagt die Freigabe nicht, und sie ändert nichts daran, wer wofür einsteht. Auf der Freigabeseite steht das ebenfalls. Der Nachweis ist ein Beleg für die Abstimmung zwischen Dir und Deinem Kunden, mehr nicht.
Häufige Fragen
Muss mein Kunde ein Konto anlegen?
Nein. Er braucht nur den Link, Name und E-Mail-Adresse.
Wie lange gilt der Link?
30 Tage. Danach zeigt die Seite einen neutralen Hinweis, dass der Link nicht mehr gültig ist.
Was passiert, wenn ein Dritter den Link bekommt?
Er sieht die Texte und kann einmal entscheiden. Danach ist der Link verbraucht. Im Nachweis stehen der Name und die E-Mail-Adresse, die eingegeben wurden. Geprüft werden diese Angaben nicht. Schick den Link deshalb nur an Deinen Kunden selbst. Passt eine Entscheidung nicht zu ihm, schickst Du ihm einen neuen Link. Offene Links kannst Du jederzeit widerrufen.
Wie lange bleibt der Nachweis gespeichert?
Solange Deine Agenturlizenz läuft, und 30 Tage danach. Du kannst jeden Nachweis vorher selbst löschen, zum Beispiel, wenn Dein Kunde seine Daten nach Art. 17 DSGVO löschen lassen möchte.
Was ist mit der Datenschutzinformation für meinen Kunden?
Sie steht auf der Freigabeseite vor den Buttons, mit Dir als Verantwortlichem, wie Art. 13 DSGVO es bei der Erhebung der Daten verlangt. Die Verarbeitung in Deinem Auftrag regelt unser AVV nach Art. 28 DSGVO.
Was Du jetzt tun solltest
- Trag Firmenname und Datenschutz-Link Deiner Agentur im Konto ein.
- Schick bei Deinem nächsten Kunden die Freigabe, bevor die Texte live gehen.
- Schick für „veraltete“ Freigaben in der Kundenliste einen neuen Link.
Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung.
